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民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则(DAT 20.1

2019-08-10 19:20作者:admin

民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则(DAT 20.1

·题名与责任项··题名题名是直接表达档案内容特征和中心主题的名称,一般指文件标题和案卷标题。 ···文件题名····文件原题名照录····文件没有题名应重新拟定,题名拟定应力求完整,一般要揭示责任者、内容、文种。 ····文件中事由、摘由不应作为正式题名。 ···案卷题名····案卷题名照录原文。 ····案卷题名有语病或过于冗长,或不能确切揭示档案内容,应依据档案内容加以修改后再著录。 ····案卷没有题名,应重新拟定题名。

···附件题名紧接文件题名或案卷题名之后,其前加号。

···题名所用词语应尽量体现时代特征。 ···题名应客观地反映档案内容,直书其事,不加褒贬。 对汉奸政权可加汪伪、日伪、伪等字样以示区别。

··责任者指文件的作者,即对文件负有责任的机构和个人。

···机关、团体责任者必须著录机关、团体全称或通用简称。 ···个人责任者····个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务,并加()。 例:白崇福著录为:白崇福国防部参谋总长····原文只有个人责任者的姓和职务,如能考证出来,应著录考证出的姓名,并加。

例:国防部何部长考证得出:何应钦····考证出的责任者根据不足时,在其后加?,一并著录于内。

例:何应钦····个人责任者无法考证按原文著录。

例:何处长经考证无结果,仍著录何处长。 ····个人责任者有两个以上职务时,应著录档案形成时个人责任者对档案负有责任的职务。 例:年蒋介石任国民党中央政治委员会主席、行政院院长、军事委员会委员长等职,而某份文件是蒋介石以军事委员会委员长名义签发的,则应著录为:蒋介石军事委员会委员长。 ····原文只署个人责任者字、号、别名、笔名时,除照录原文外,应将其真实姓名或常用名附后并加()。 例:胡展堂胡汉民虎公杨度周树人鲁迅····外国责任者应依次著录民国时期国名简称、统一的中国译名、姓名原文及所担任的职务,国家名简称、姓名原文、所担任的职务均加()。 例:美陈纳德···档案有两个或两个以上责任者时,最多著录三个,中间以;相隔,被省略的责任者用等表示。

立档单位本身是责任者必须著录。

···责任者前加。 ·文本与语种项··文本:指文件稿本的名称。 依据实际情况著录为副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等,正本不必著录。

··语种:指档案的书写文字,依据实际情况著录为英文、法文、德文、满文、藏文等,汉文不必著录。 若遇不能识别的外国文字应著录外文字样,不能识别的少数民族文字应著录少数民族文字样。

··文本与语种项前加号。 ·时间项··时间项应视不同的著录对象分为文件形成时间、一组文件起止时间和案卷内文件起止时间。 ···文件形成时间一般公私文书应著录制成时间,法律、决议、决定等应著录通过时间或发布时间,条约、协议、合同应著录签署时间,计划、报表、预算、决算应著录编制时间。 ···一组文件起止时间著录一组文件最早和最迟的形成时间,用号连接。

···案卷内文件起止时间著录案卷内文件的最早和最迟的形成时间,用号连接。

··时间项用位阿拉伯数字表示,年代位、月份位、日期位,年、月、日省略,原文无法确定的时间补。 例:年月日著录为例:年月日著录为例:年著录为···文件级条目时间应著录年、月、日,即确定时间为位阿拉伯数字。

···案卷级条目时间一般著录年、月,即确定时间为位阿拉伯数字。

··时间项应以公元纪年,凡出现农历或民国、伪满、日本等年号纪年的,应一律换算成公元纪年。 干支纪月、韵目代日应换算成相对应的月、日著录。 题名中出现用时间构成的、具有特定意义的词语时,如民国三年公债,则照录原文。 ··档案上时间记载有误,仍照原文著录,将考证得出的时间著录于后,并加号。

··时间项前加。

·控制使用项民国档案中开放的档案不著录,控制使用的档案用*表示,置于条目的右上方第三行。 ·政权标识项日注伪政权档案用表示,置于条目左上方第三行。 ·附注项附注项是著录各著录项目中需要解释和补充说明的事项。 应依各著录项目的顺序著录,著录项目以外需要解释和补充说明的列在其后,如档案实体状况虫蛀、霉损等、特殊载体照片、底片、录音带、印章等等。 附注项前加。

·排检与编号项··分类号依据及《民国档案分类表》进行著录,置于条目左上方第一行。 ··档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录,置于条目右上方第一行。

··档号档案实体编号的总称,包括在档案整理过程中对档案的编号,由全宗号、目录号、案卷号、宗号、页号组成,各号之间用连接。 ···档号结构全宗号目录号案卷号宗号页号案卷级条目著录到宗号,文件级条目著录到页号。 ···档号中各号一律用阿拉伯数字表示。 ···全宗号含有汉字旧、历、档及英文字母、等字样的照录。 ···案卷级条目没有目录号须补,没有宗号可以不著录。

···文件级条目没有目录号或宗号须补,没有页号可以不著录。

···档号置于条目左上方第二行。

·缩微号指档案缩微品的编号,置于条目右上方第二行。 ·主题词或关键词主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。 关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。 主题词依据及《民国档案分类主题词表》进行著录。

主题词或关键词置于条目的第三段落,各词之间空一格。

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